『タイプ5』のプレゼンテーション

こんにちは。NORIです。

今日は、プレゼンテーション(以下「プレゼン」)について書かせて頂きます。
プレゼンと言っても会議などで自分の考えを発表するものから、関係者へ報告するプレゼンなどもあると思いますが私の場合、得手不得手がはっきりしています。

 

自分の考えを発表し、方針を決めたり、予算の承認を得たりするようなプレゼンは得意としています。
興味深い事について話をするので関係者にも、そのワクワク感が伝わるように多少、感情を入れて理解しやすい表現で発表します。一つ一つの言葉が皆に伝わっていることも実感できます。

一方、興味が薄く立場上、報告しなければならない事をプレゼンは、非常に苦手とします。
特に報告事項が多く、それでいて内容は深い、そして多人数への報告となると極度の緊張に陥ってしまいます。

管理職になってから、このようなプレゼンの機会が増えてきました。
そもそも管理職でありながら、このような内容に興味が薄いこと自体に問題があるのですが。

 

『しっかりしなければ』という強い意識が更に状況を悪化させます。
もちろん、事前練習は何度も行います・・・しかし、それでもドキドキが収まりません。
プレゼン中に鼓動が高まり、顔が赤くなってしまい、息使いがマイクを通して、皆に伝わってしまったこともありました。

またその経験がトラウマになり、ずっと頭から離れません。

 

以前もお伝えしましたが私はエニアグラムでは「タイプ5」の傾向が強く、内省的で感情よりも思考に重きを置いてしまう兆候があります。
感情を自覚するのに時間がかかってしまい、行動よりも知識や思考を重視するため、慎重で傍観者の立場でいることが多いようです。

 

エニアグラムでは
『問題解決に当たってはすぐに行動するのでなく、情報を収集して、考えを整理して対処する準備にあたる。
感情的な振る舞いが苦手なこのタイプでも準備が整えさえすれば、情熱的に表現することができる。』という診断結果です。

「タイプ5」のこのような傾向は今までの行動パターンを思うと腑に落ちます。

 

先日、1時間くらい、資料としては100ページほどのプレゼンの機会がありました。
内容は興味をそそるようなものでなく、ほとんどがトップマネジメントへ報告した結果と連絡事項で、50名ほどの管理職へのプレゼンです。

資料を見るといつものように苦手意識が湧いて、気が重くなってきます。
ただプレゼンの練習だけでは失敗する可能性が高い為、今回は「タイプ5」の傾向を理解した上で入念に対策を打ってプレゼンへ臨むことにしました。

<対策>
1.緊張を和らげるための情報収集
 1)プレゼン前の準備
 2)プレゼン中の緊張緩和
2.考えを整理-どんな内容にも興味を持つ
3.感情を表現する

まずは「緊張を和らげるための情報収集」です。
苦手意識を克服する為に緊張やプレゼンに関する情報をネットでかき集めて自分に合った対処法を絞り込みました。

1)プレゼン前の準備

①一人の人に話すようにイメージする。
多くの人の目を意識してしまうと緊張感が高まるため、自然に話せる誰かを意識して話すようにする。
今回は話やすい統括部長の顔を意識するように心がけました。
話をしている最中もなるべく意識できるよう写真を用意して練習の際にそれを利用しました。

②入念なリハーサル
各ページで話すべきことを文章にして、そして文章を観なくてもスムーズに話せるよう何度も練習を行いました。
文書は資料をそのまま読むのではなく、自分の言葉で自然に発せられるような言葉に置き換えました。

③失敗して「当然」、失敗しても「辞めさせられる」わけではない。
失敗を恐れることが緊張に繋がってしまうそうです。自分に言い聞かせ、開き直ることにしました。

④直前に甘い飴をなめる
”甘い”ということが大切だそうで、脳が緊張から解放されるそうです。

実際に採用したものは①、②、④でした。③を採用しなかったのは、自分の中でしっくり来なかったのが理由です。
ただ①は実際に行ったものの、あまりうまく意識することができませんでした。

2)プレゼン中の緊張緩和
初めは問題なくても、話している最中や言い間違い等の失敗から焦りや緊張が発生することがあります。

①痛みを与えて緊張から意識を背ける
「失敗していけない」、「どうしよう、そうしよう」と湧き上がる内向きの意識を痛みによって逸らしてしまいます。
プレゼン中におかしなことはできませんので、周りには気づかれない”合谷”という頭痛やストレスに効くツボを押さえる事にしました。”合谷”は本当に痛いです。

②あえて補足をする
「申し訳ありません、1つ言い忘れたことがあります」「先ほどのここのポイント、しっかり押さえてください」など簡単な補足を加えることで緊張して内側に向かっている強い意識から開放させることができます。

こちらも実際に採用したものは①のみでした。思ったより①が上手くいったためです。
ただ”合谷”を刺激し過ぎて、血液?リンパ?の流れが良くなった為か、右の脇の下が痛くなってしまいました。
私、特有の症状かもしれませんが皆さんも気を付けてください。

 

さて次は「考えを整理-どんな内容にも興味を持つ」です。
『興味がない』と思うので、気が入らない、相手に伝わらないのです。
多少強引にでも時間をかけて、興味を持つように心がけました。
それぞれの項目を深堀して、具体的に自分の仕事や生活に関連付けるようにしました。
可能であれば、少しわき道に逸れて自分の事例を話してもよいと思います。緊張感がほぐれます。
しかし、今回は資料の量が多く、時間もなかったために事例を話すことはできませんでした。興味を持つことに専念しました。

 

最後に「感情を表現する」です。
「どんな内容にも興味を持つ」を行うとそれぞれのページで特に訴えたい事柄が浮き彫りになります。
「プレゼン前の準備」「入念なリハーサル」の中でスムーズに話せるようになった後、特に訴えたい事柄を太字または色を変えて目立つように資料を変更しました。
そして変更した部分を強調して発表するようにしました。
するとスムーズな発表に加えて、抑揚が生まれ、管理職らの頭の中に大事なポイントを印象付けることができました。

 

プレゼンの研修等でよく「話す時は”抑揚”をつけて、文頭は高い音域で、文末は低い音域で・・・」と言われましたが『興味を持ったことを相手に伝えるゾ』という意識の方が大切ではないかと感じました。

プレゼンが終了した後、皆さんから『分かりやすい説明で集中できた』『退屈な内容と思ったが興味深く聞かせてもらった』などの感想を頂き、お陰様で大成功に終わりました。

私と同じ「タイプ5」の方がプレゼンを行う機会がありましたらぜひ、この方法を参考にしてみてください。

プレゼンだけでなく、今後も「タイプ5」の特徴を活かして活躍の場を広げていきたいと思います。